Планирование - основная функция менеджмента
Или О необходимости планирования в хозяйственной деятельности предприятия
Управлять – значит предвидеть.
Старинное изречение.
Порядок освобождает ум.
Р. .Декарт
Рыночная экономика - это поиск и выбор оптимального способа действий. Постоянный поиск лучшего использования ресурсов, выбор из числа имеющихся возможностей наиболее эффективных, принятие решений о предпочтительных способах экономического поведения – все это составляет содержание управления экономикой, которое таким образом, сводится к выбору оптимальных решений в экономике. От того, насколько эффективны будут принимаемые управленческие решения, зависит состояние производственно-технологической, финансовой и социальной сфер экономики.
Человеческое поведение не всегда основано на научных методах, иногда решения принимаются исходя из здравого смысла, иногда на основе аналогий или интуиций, чаще руководствуясь чувством или привычками. При таких подходах к принятию решений шансы на правильный выбор не очень высоки, и носят случайный характер. В то же время неподготовленные действия часто могут запускать новый механизм, приводящий к провалу, отсутствию наработанных средств.
Включить интуицию, спонтанность и экспромт действий необходимо при нехватке времени для принятия управленческих решений, если у вас есть опыт и накопленная информация, высокое умение в этой практической области. Коллектив страдает от импульсивных решений, на которые сбиваются иногда руководители.
В качестве опровержения при постоянном применении интуиции и других видов догадок в принятии управленческих решений можно привести такой довод: поскольку все изменяется, лучше, если контролировать эти изменения в вашу пользу, планировать и перепланировать, а не просто реагировать на происходящее. Выявляются как благоприятные возможности, так и препятствия, и в итоге выбираются эффективные решения, облегчающие достижение желаемого будущего.
Но вместе с тем управленческие решения должны быть качественными в социально-экономической деятельности предприятия, в основе которых лежит объективный анализ условий и действует в настоящий момент, предположительно будет иметь место в перспективе, экономического анализа, обоснования т.д. Необходимо стремиться найти решение, которые лучше всего соответствует реальной обстановке. Избирательное невнимание и мышление слишком часто приводит к драматическим исходам деятельности предприятия.
В сложной же обстановке дела не решаются сами собой. Мы должны планировать, чтобы лучше подготовится к откликам социально-экономической системы. Среда, в которой возникает проблемы, сама по себе динамична, так как всегда изменяется, подвергаясь как внешним, так и внутренним воздействиям. Среда также меняется во времени, поскольку на нее заметно влияют различные события. Взаимодействия осуществляются с разной интенсивностью во времени. Необходимы разумные пути разрешения наших проблем.
В условиях рынка планирование хозяйственной деятельности предприятия должно своевременно определить предстоящие научно-технические, организационно-экономические, социально-политические и другие изменения во внешней среде деятельности предприятия, а также вопросы изменения факторов развития во внутренней среде предприятия.
Отсутствие системы взаимоувязанного планирования (стратегических и тактических, оперативных) приводит к стихийности и непредсказуемости моментов производственного момента, к неуправляемости в процессах прироста и развития производства, потери ориентиров, в частности необходимых инвестиций и целей предприятия. В результате могут быть серьезные последствия жизнедеятельности предприятия: стагнация и разрушение производства.
Некоторые руководители пришли к выводу, что из-за значительных расходов по времени и материальных затрат, не всегда определенного будущего, планирование бесполезно. Да, действительно, в процессе планирования хозяйственной деятельности предприятия возникают следующие проблемы:
-внешняя среда бизнеса является часто непредсказуемой и динамичной, с такими характерными особенностями, как нестабильность налоговых нагрузок, изменения в целом экономике страны, ограниченность в ресурсах. Все это обуславливает сложность хозяйственного поведения отечественных предприятий, поскольку будущие события зачастую оказываются неожиданными;
-планирование – это вопросы, требующие напряженной мыслительной деятельности менеджера и принадлежащие к числу наиболее трудных задач, которые только выпадают на долю человеческого разума, с которыми невсегда справляются менеджмент, иногда работа мозга человека в этот момент находится на пределе.
-сложности планирования состоят в учете непростых и скрытых внутренних взаимосвязей между подразделениями предприятия;
-отсутствие необходимой информации для составления планов. Порой эта информация противоречива, требуют трудоемких усилий для получения точной информации и отслеживания действий конкурентов.
- при планировании рассматриваются различные временные горизонты для покрытия элементов риска и неопределенности во внешней и внутренней среде. Внешний провал ведет к внутреннему провалу. Мир вступил в полосу событий, которые не так легко прогнозировать, а будущие угрозы (через 10-15 лет) практически неопределены.
- хронологическая последовательность плана действий и своевременность составления плана должны быть выстроены довольно точно из-за быстро меняющихся экономических условий во внешних факторах. Управленческие ошибки могут привести к реализации некачественных планов, чреватыми такими последствиями, как финансовые потери, потеря клиентов и рынков сбыта, конфликты и развал коллектива.
Таким образом, для успешного выполнения функций текущей деятельности и развития предприятия необходимо осуществлять эффективное планирование всех видов деятельности предприятия. Следует произвести наиболее точный расчет всех ресурсов и ограничений для обеспечения максимизации эффективности планирования.
Р. Акофф подчеркивает: « Планирование – это проектирование желаемого будущего и эффективных путей его достижения. Планировать наше будущее нужно с ясным и определенным осмыслением цели, и мы должны, хорошо научится этому. Это орудие мудрых, но не только их. В руках же мелких людей оно часто превращается в бесполезный ритуал, который порождает кратковременную успокоенность, а не творит будущее, к которому стремятся. Мы должны реагировать быстро, а не выжидать неблагоприятных событий».
Например, у Наполеона имелось несколько возможных планов действий. Он всегда искал ответы, что он должен будет делать в будущем периоде. Он считал, что план должен быть меняющимся мгновенно, поэтому необходимо иметь достаточный запас возможных планов и комбинаций и обладать способностью быстро их применять, или выбирать между ними.
При планировании нужно иметь в виду, что настоящие события не являются аналогом прошлого. Новизна внутренней и внешней среды бизнеса уничтожает повторяемость. Новый аспект заставляет переосмысливать старое сочетание объектов. План работает с единицами долговременного характера, концентрируясь больше на последствиях, чем на настоящем. План не должен сильно отрываться от реальной жизнедеятельности предприятий.
Уровень детального планирования производственно - хозяйственной деятельности зависит от специфики на рынке продажи товаров и услуг, размеров предприятий, длительности производственного цикла.
При формировании системы планирования необходимо учитывать, что в рыночных условиях все субъекты экономики развиваются циклично, т.е. в определенные периоды на предприятии может быть спад (рецессия), либо депрессия (стагнация), либо подъем и устойчивый рост. Одновременно кризисная ситуация является причиной и источником активизации деятельности во всех направлениях для обеспечения последующего роста. Для учета цикличности в процессе планирования необходимо иметь представление о факторах, влияющих на цикличность развития.
К внешним факторам относят состояние рынка и положение на нем предприятия; общее состояние экономики страны, региона, отрасли, к которой относятся предприятии; уровень платежеспособности спроса потребителей; положение поставщиков; уровень инфляции; величина процентных ставок за кредит. Динамика изменения этих факторов может сильно влиять на экономику предприятия, а само предприятие не в состоянии на них влиять. Особенно динамично влияют на результативность деятельности, такие факторы как научно-технический прогресс, состояние инфраструктуры, рост конкуренции, система налогообложения.
К внутренним факторам, влияющим на экономическое развитие предприятия, относят кадровый потенциал, состояние основных фондов, объем оборотных средств, величину долговых обязательств, уровень загрузки производственных мощностей, темпы обновления продукции и производства, стиль руководства, реакцию на инновации и др. вопросы. Эти факторы относят к управляемым проблемам со стороны руководства предприятия, и подходить к ним необходимо с учетом его развития.
План должен осваивать два пространства – пространство реальности и пространство виртуальности, может строиться в рамках причинно-следственных связей, структурирующих наш мир (события следуют одно из другого). Точную природу схемы причинности трудно понять до конца: слишком часто взаимосвязь проблем обнаруживается только после того, как мы применили «решения», которые к нашему ужасу порождают вторичные проблемы.
Необходимо постоянно задаваться вопросом, в чем новизна планового периода и отличать каждую проблему по важности и продолжительности и их угроз для существования предприятия.
Планирование деятельности предприятия осуществляется для различных периодов деятельности, поэтому различают несколько видов планов:
1.По значимости и перспективности решаемых задач, а также по величине используемых инвестиций, надежности прогнозирования различают планы стратегические, текущие, оперативные.
2.По признаку подчиненности: (иерархии) существует планы корпоративные, планы юридически самостоятельных подразделений и индивидуальные планы работников.
3.Бизнес-планирование осуществляется для оценки целесообразности внедрения того или иного мероприятия, предоставляет исходную информацию для принятия плановых решений более низкого характера, последовательно уточняющий план путем расширения и детализации объекта планирования.
В деятельности предприятия присутствует все совокупные планы, они должны быть взаимосвязаны, однако формирование каждого из них имеет свои особенности по уровню детализации, набору используемых показателей, целевыми ориентирами и другими отличиями. Для каждого объекта приемлема лишь определенная модель развития.
Процесс планирования проходит несколько последовательных этапов:
1.Анализ состояния хозяйственной деятельности предприятия и его положения на рынке (организационно-экономический, технико-технологический, финансовый, кадровый, маркетинговый и др.), оценка эффективностипланов базисного уровня;
2.Определение главных конкретныхцелей ожидаемых результатов деятельности основных объектов. Цель процесса планирования –достигнуть наибольшей выгоды – т.е. максимизировать эффективность. Цель должна быть хорошо поставлена, достижима, а также пересмотрена и изменена в соответствии с требованиями обстоятельства.
3.Выявление средств иресурсов реализации плана воздействующие на цель; внутренние и внешние силы, действующие на эти факторы;
4.Установление основных положений и ориентиров плана (внешние и внутренние параметры предприятия).
5.Координирование планов деятельности различных подразделений предприятия по исполнению свойственных им функций.
Исходными данными для осуществления процесса планирования являются:
1.Совокупность сведений о внешнем рынке;
2.Информация о конкурентах;
3.Состояние производственной сферы;
4.Когда для объяснения сути происходящих в экономике явлений знания недостаточны, включаются: экспертный анализ; построение теории; гипотезы; моделирование; интуиция; образные догадки; учет суждений принимающих в обосновании решений; теория игр, формализующая конфликтные ситуации в условиях неопределенности; программы развития региона, города, страны и др.
5)Ресурсы – это средства, которые находятся в распоряжении людей для осуществления изменений в состоянии системы или для направления ее к желаемому состоянию они почти всегда конечны или всегда недостаточны, т.е. их всегда не бывает в неограниченном количестве, и поэтому с их помощью невозможно достигать всех целей. Ресурсы обычно распределяются в соответствии с осознаваемой ценностью альтернатив.
Чем больше план определяет события, тем он лучше. Но в тоже время любые плановые решения носят вероятностный характер. Вероятность ошибки остается независимо от того, насколько тщательно обосновано решение. Последующая работа состоит в постепенной замене элементов реального мира.
Выводы:
1.Когда руководители вынуждены обдумывать широкий спектр альтернатив будущего развития, они лучше узнают, как на них реагировать. Именно это сегодня может стать конкурентным преимуществом предприятий.
2.В малом и среднем бизнесе необходимо применять оперативные и текущие виды планирования, не весь комплекс стратегического планирования, а его элементы.
3.Для малого бизнеса необходимо планировать следующие оперативные показатели: выпуск продукции (услуг), движение денежных средств (когда поступают денежные средства, и расчет с поставщиками, налоговых обязательств, оплата труда), состояние основных и оборотных средства, выход кадров;
4.Для текущего планирования достаточно планировать: выпуск продукции, рентабельность продукции, объем инвестиций, замену оборудования, кредиты, постоянную и непрерывную подпитку финансовыми ресурсами процесс производства, обеспечение кадрами на перспективу, рыночную оплату персонала; маркетинговые исследования;
5.Не жалейте средств на создание информационной базы и на исследования, связанные с обработкой больших массивов информации. Создавать информационный продукт всегда будут те, кто сильнее, кто богаче, кто, наконец, разумнее, поскольку они понимают, что производство картины мира для других – самый выгодный тип продукта, хотя и в долгосрочной перспективе. Для этого данный процесс должен включать постоянный мониторинг этой среды и оценку реализуемых планов на основе данных, полученных в ходе мониторинга.
6.В процессе планирования должен быть организован поиск новых идей и форм организации производства и труда.
7.Так как каждый этап развития предприятия требует соответствующих инвестиций, то необходимо, чтобы в процессе текущей деятельности накапливались денежные средства для последующего развития, т.е. повышался экономический и финансовый потенциал, который будет использоваться для дальнейшего развития.
Важной составной частью системы планирования является методики планирования. Методика планирования - это совокупность методов, приемов разработки, обоснования и анализа прогнозов, программ и планов всех уровней и временных горизонтов, системы расчетов плановых показателей, их взаимной увязки.
Результатом планирования социально-экономического планирования является определение оптимального использования возможностей предприятия и предотвращение ошибочных действий, ведущих к снижению эффективности его работы. Есть известная истина « Хорошо спланировано – наполовину сделано».
Таким образом, планировать значит, сквозь сумрак неизвестности и текучести обстановки разглядеть основной смысл происходящих событий, уловить их главные тенденции и понять, куда они ведут.